■物件情報の収集および選定
オフィス移転には様々な目的があります。物件を探す際に迷ったり混乱しないように条件を整理し
優先順位をつけておく事が大切です。（立地・広さ・設備・予算等）
- ・立地条件
- 最寄駅への距離、周辺環境、取引先へのアクセス等を考慮して物件を選定します。また、社員の方の通勤の事を考えるのも大切です。
候補を数件に絞った後は、実際に周辺や最寄駅まで歩いてみたりするのも良いかもしれません。
- ・広さ、賃料条件
- 広さは、現在のオフィスを元に考えてみましょう。社外営業の多い企業様の場合社員１人当たり2.5坪、社内事務メインの企業様の場合は社員１人あたり３坪程度を基本に考えると会議室やロッカーなどのパブリックスペースを含んだ目安になります。
又、契約面積には共有スペースを含んだ物件もありますので良く確認しましょう。
賃料については立地によって変わってきます、また、気に入った物件が若干の予算オーバーである場合、条件交渉で予算内に抑えれる事もあります。
- ・設備や仕様
- 機械警備などのセキュリティは導入済みか、空調は個別空調かセントラル 空調か、電話回線数の上限など。
特に情報処理などＩＴ企業の場合や大型移転の際には社内ＬＡＮを快適に繋ぐ為にもＯＡフロアは必須になってきます。
24時間使用が可能か、日祝も入館可能かも確認しておきましょう。
■申し込み
物件を決定されましたら、入居申込書をビルオーナー又は、管理会社に提出します。
提出頂いた入居申込書に基いて入居審査を行い、１週間前後で申込者に可 否の返答を出します。
ビルによっては、審査時に商業登記簿謄本などの証明書類が必要な場合もございます
■契約準備、条件面の調整、使用方法の確認など
契約条件について確認、調整を行います。
- ・敷金や保証金について
- 敷金や保証金についてはその額、退去時の返還方法、償却方法等を確認しましょう。
解約引（償却金）がある場合、その中に原状回復費は含まれるのかどうか。
- ・賃料、共益費（管理費）について
- 賃料や共益費（管理費）の額とそれらに何が含まれるのか、含まれないものは何か。
ビルによっては時間外空調使用料や警備費用など賃料や共益費以外にも月々掛かる費用があります。
室内で使用する電気代の計算方法もビルによって違います、予め確認して おきましょう。
- ・賃貸借契約書の文言の確認
- 契約期間や解約予告、原状回復に関する事項等予め確認しておくべき事項があります。
- ・設備の利用方法
- ビルによっては喫煙ルームやリラックスルームなどを備えているところもあります。使用方法、使用可能時間なども確認しておきましょう。
- ・工事、引越しの荷物搬入に関する規則
- 移転時の内装工事の際に、問題が起こらないように予め確認しておきましょう。 ビルによっては日中の引越し不可のところ（早朝、夕刻以降を指定）もあります。 引越し荷物の搬入可能時間の確認も大切です。
- 契約締結日を確認し必要書類を揃えます。
- ・会社商業登記簿謄本、会社印鑑証明、会社概要、代表者印鑑証明、代表者住民票など。
■オフィスレイアウト
先の予定を確認しながらオフィス内のレイアウトを考えましょう。
社内ＬＡＮやネットワークの構築や配線の設置の都合でレイアウトに制限が発生するこ ともありますので、ＩＴ関連機器の移転には注意を払わなければいけません。
レイアウト業者と念入りに打ち合わせをすることが重要です。
■移転手続き
法務局、税務所、郵便局への届出をします。地域によっては提出書類に違いがありますので事前に確認しておきましょう。
他にも電話の移転手続きや印刷物の差し替えなど、移転後すぐに変更できるように事前に必要な物は準備いたしましょう。
